三亚会议接待流程方案

一、接待时间：2011年X月X日—X月X日二、接待地点：    接送机地点：XX机场   下榻酒店：XX大酒店    会议地点：XX大酒店会议厅三、接待对象：嘉宾及其陪同人员四、接待负责人员：  总负责：接待办  跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组五、接待前期准备工作：1．制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间2．食宿安排，提前预定3．迎接车辆安排4．迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）5. 相关接待人员，负责相关接待工作六、机场接待1．机场一层到达厅内设接待处人员，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处。接待组由此将客人集中带出乘车。2．在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌3．由服务组按照按正常要客接待程序接待。4．对于重要领导等特殊客人，负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。七、酒店入住1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。八、用餐（早餐、中餐、晚餐）1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。2．餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。九、会议前的筹备工作 1．选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。 2．会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花，为使会场更加庄严。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一。3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。4.会前检查。提前检查音像、文件等是否准备齐全。十、会议接待1．欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放2.会场整理及布置1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。3.联系陪同人员，讲解员。根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员4．领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。十一、座谈1．企业宣讲2．技术交流3. 会场服务4. 拍照（依重要程度，进行拍照留档）5.摄像（依重要程度，进行摄像留档）十二、会后服务准备做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。十三、会后服务会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店

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